Większość poradników o wdrażaniu AI w firmie kończy się na haśle "zacznijcie od strategii". To rada bez wartości dla kogoś, kto ma dziesięć osób i nie ma działu IT. Poniżej plan na trzydzieści dni, rozpisany na tygodnie, taki, który da się przejść obok normalnej pracy.

Tydzień 1: znajdź trzy procesy, nie trzydzieści

Nie zaczynajcie od narzędzi. Przez tydzień notujcie, na co schodzi czas. Szukacie zadań, które spełniają trzy warunki naraz: powtarzają się co najmniej kilkadziesiąt razy w miesiącu, mają jasny wynik, który da się ocenić jako dobry albo zły, i nie wymagają decyzji, za którą ktoś odpowiada osobiście.

Typowe trafienia w małej firmie: odpowiedzi na powtarzalne zapytania ofertowe, przygotowanie opisów produktów, streszczanie dokumentów, wstępna segregacja poczty, przygotowanie notatek ze spotkań, tłumaczenia. Typowe pudła: decyzje kadrowe, wycena niestandardowego zlecenia, cokolwiek, gdzie błąd kosztuje klienta.

Tydzień 2: jeden proces, ręcznie, z pomiarem

Wybierzcie jeden proces z tygodnia pierwszego i przez tydzień wykonujcie go z pomocą modelu, ale bez żadnej automatyzacji. Człowiek kopiuje dane, model proponuje wynik, człowiek poprawia i mierzy dwie liczby: ile czasu zajęło i ile procent wyników nadawało się do użycia bez poprawek.

Ten tydzień decyduje o wszystkim. Jeżeli model daje 30 procent trafień, automatyzacja tego procesu wygeneruje więcej pracy niż oszczędzi. Jeżeli daje 80 procent, macie podstawę do wdrożenia i do policzenia zwrotu. Przy okazji powstaje coś cenniejszego niż narzędzie: opis, jak ten proces właściwie wygląda.

Tydzień 3: zasady, dane i zgodność

Zanim proces wejdzie na stałe, ustalcie cztery rzeczy na piśmie. Kto może używać narzędzia. Jakie dane wolno w nim umieszczać, a jakich nie. Kto sprawdza wynik przed wysłaniem go na zewnątrz. Gdzie zapisywane są rozmowy i na jak długo.

Jeżeli do narzędzia trafiają dane osobowe, dochodzą obowiązki z RODO: podstawa prawna, aktualizacja rejestru czynności przetwarzania, umowa powierzenia z dostawcą, a przy większej skali ocena skutków dla ochrony danych. Do tego obowiązek z AI Act: użytkownik, który rozmawia z systemem AI, ma o tym wiedzieć. Te formalności zajmują dzień pracy, a ich brak potrafi kosztować wielokrotnie więcej.

Tydzień 4: wdrożenie i jedna liczba na ścianie

Teraz dopiero narzędzie: szablon, skrypt albo agent, który wykonuje proces w powtarzalny sposób. Zasada jest prosta: automatyzujecie to, co w tygodniu drugim działało ręcznie, bez dokładania nowych funkcji po drodze.

Na koniec wybierzcie jedną liczbę, którą będziecie śledzić co miesiąc. Liczba godzin na proces, czas odpowiedzi na zapytanie, liczba obsłużonych spraw. Jedna liczba, widoczna dla zespołu. Wdrożenia, które nie mają swojego licznika, po kwartale cicho zanikają.

Czego nie robić w pierwszym miesiącu

  • Nie kupujcie rocznych licencji na narzędzia, których nie przetestowaliście na własnym procesie.
  • Nie zaczynajcie od obsługi klienta. To najbardziej widoczny proces w firmie i najgorsze miejsce na naukę.
  • Nie budujcie własnego modelu. Dostrajanie ma sens przy stabilnym procesie i dużej liczbie przykładów, a nie na starcie.
  • Nie róbcie wdrożenia bez osoby odpowiedzialnej. Projekt, który jest "wspólny", nie jest niczyj.

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje wdrożenie AI w małej firmie

Pierwszy miesiąc według tego planu to koszt narzędzi rzędu kilkuset złotych i czas zespołu. Automatyzacja jednego procesu to zwykle od kilku do kilkunastu tysięcy złotych, zależnie od integracji.

Czy potrzebny jest dział IT

Do pierwszego procesu nie. Potrzebna jest jedna osoba, która ma czas i cierpliwość do testowania wyników oraz prawo do podjęcia decyzji.

Od czego zacząć, jeśli nie mamy uporządkowanych danych

Od procesu, który nie wymaga sięgania do baz: pisanie, streszczanie, tłumaczenie, przygotowanie dokumentów. Porządkowanie danych zróbcie równolegle, bo bez tego kolejne wdrożenia utkną.

Jeżeli chcecie przejść ten plan z kimś, kto robił to wcześniej, opiszcie swój proces na archaios.ai. Diagnozą tego, co realnie boli firmę, zajmuje się u nas Zwiad.